Documenti di Tracciabilità da Conservare: DDT, Fatture, Registri (4 Anni)
Pubblicato il 04/05/2026 da 123manualehaccp.com · Documenti e Archivio
Manuale HACCP con sistema di tracciabilità conforme art. 18 Reg. CE 178/2002, pronto in 5 minuti.
Quali Documenti Servono per la Tracciabilità Alimentare
L'art. 18 del Reg. CE 178/2002 non elenca un set rigido di documenti, ma richiede che l'OSA sia in grado di fornire alle autorità "nome e indirizzo del fornitore, natura dei prodotti, data di consegna" e analoghe informazioni a valle. La prassi italiana, le linee guida del Ministero della Salute e i controlli ASL/NAS hanno consolidato un set documentale minimo che ogni attività deve conservare.
Set Documentale Minimo per OSA
| Documento | Cosa contiene | Conservazione |
|---|---|---|
| DDT in entrata | Fornitore, prodotto, lotto, quantità, data consegna | 4 anni |
| Fatture acquisto | Fornitore, P. IVA, descrizione, importo | 10 anni (civilistico) / 4 anni (alimentare) |
| Registro carico magazzino | Ingressi, lotti, scadenze, posizione | 4 anni |
| Schede produzione | Lotti ingredienti, lotto prodotto finito, data, operatore | 4 anni |
| DDT in uscita (B2B) | Cliente, prodotto, lotto, quantità | 4 anni |
| Fatture vendita B2B | Cliente, P. IVA, descrizione | 10 anni (civilistico) / 4 anni (alimentare) |
| Registro scarti | Prodotto, motivo, data, smaltimento | 4 anni |
| Schede temperature | Frigoriferi, freezer, registrazioni quotidiane | 4 anni |
Riferimento Normativo per i Tempi di Conservazione
Il Reg. CE 178/2002 non specifica un tempo. La prassi consolidata (linee guida regionali, formazione ASL, manuale MIUR-ISS) indica almeno 4 anni dalla data del documento, allineata al periodo di prescrizione delle sanzioni amministrative (L. 689/1981 art. 28). Per prodotti a lunga conservazione (es. conserve sterilizzate, oli, vino), si consiglia di conservare fino a data di scadenza + 2 anni.
Modello Registro di Carico Semplificato
| Data | Fornitore | Prodotto | Lotto | Scadenza | Quantità | Temp °C | Firma |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 04/05/2026 | Caseificio Rossi srl | Mozzarella fior di latte | L260504/A | 14/05/2026 | 5 kg | +4 | (operatore) |
| 04/05/2026 | Ittica del Porto sas | Branzini freschi | FAO37.1.1-260504 | 06/05/2026 | 3 kg | +2 | (operatore) |
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Formato: Cartaceo o Digitale?
L'art. 18 non richiede un formato specifico. Sono validi cartaceo (registri stampati e archiviati), digitale (Excel, Google Sheets, software gestionali) o ibrido. L'unico requisito è che le informazioni siano disponibili "su richiesta" dell'autorità: in pratica entro 4 ore dalla richiesta dell'ispettore. La conservazione digitale richiede backup regolare e procedure antifrode (timestamp, log delle modifiche).
Archiviazione: Best Practice 2026
- Cartelle annuali separate per anno solare: 2024, 2025, 2026, ecc.
- Suddivisione in: Acquisti, Vendite, Produzione, Scarti, Temperature
- Backup mensile in cloud (Drive, Dropbox, OneDrive) per archivio digitale
- Numerazione progressiva dei documenti per facilitare il richiamo
- Indice riassuntivo mensile con totali (utile in caso di mock recall)
Sanzioni per Mancata Conservazione
Conservare in modo lacunoso o incompleto i documenti di tracciabilità è equiparato alla mancata predisposizione del sistema. Le sanzioni sono €750–€4.500 per registrazioni mancanti o incomplete e €3.000–€18.000 nei casi più gravi (D.Lgs. 190/2006 art. 2). I controlli ASL/NAS richiedono frequentemente DDT relativi a lotti specifici: l'incapacità di produrli entro l'orario d'ispezione genera verbale.
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