Struttura della scheda
Una scheda completa per fornitore (2 pagine A4) divisa in 4 sezioni: dati anagrafici, documenti raccolti, valutazione iniziale, audit annuale.
Sezione 1 — Dati anagrafici fornitore
- Ragione sociale, partita IVA, codice fiscale
- Sede legale e operativa
- Riconoscimento sanitario CE (per fornitori di prodotti di origine animale ex Reg. CE 853/2004)
- Codice riconoscimento UE (numero stabilimento)
- Contatto referente qualità + email + telefono
- Categorie merceologiche fornite
Sezione 2 — Documenti raccolti all'onboarding
- Visura camerale in corso di validità (12 mesi)
- Certificato riconoscimento CE (per produttori OA)
- Manuale autocontrollo HACCP del fornitore (versione abbreviata accettata)
- Certificazioni volontarie: IFS, BRC, ISO 22000, FSSC 22000
- Certificazione DOP/IGP/STG (se applicabile)
- Certificazione biologica (se applicabile, ente di controllo + codice)
- Polizza RC prodotto in corso
- Schede tecniche dei prodotti forniti con allergeni, scadenza, condizioni di conservazione
- Dichiarazione di conformità MOCA per imballaggi alimentari (Reg. 1935/2004)
Sezione 3 — Valutazione iniziale (punteggio)
| Criterio | Peso |
|---|---|
| Conformità documentale | 30% |
| Certificazioni qualità volontarie | 20% |
| Tracciabilità lotti garantita | 20% |
| Capacità consegna e puntualità | 15% |
| Storico non conformità (se esistente) | 15% |
Punteggio totale ≥ 80%: fornitore qualificato. 60-79%: qualificato con riserva (audit a 6 mesi). < 60%: non qualificato.
Sezione 4 — Audit annuale
Ogni anno l'OSA deve riverificare la qualifica fornitore con:
- Aggiornamento documenti scaduti
- Riesame storico non conformità (consegne fuori tempo, prodotti fuori specifica, allergeni non dichiarati)
- Aggiornamento schede tecniche prodotti
- Verifica continuità certificazioni
Cosa fare in caso di non conformità ricorrenti
- Documentare la non conformità (data, lotto, descrizione, foto se possibile)
- Comunicare formalmente al fornitore via email/PEC con richiesta di azione correttiva
- Se ricorrente (≥ 3 NC in 6 mesi): declassare a "fornitore non qualificato" e cercare alternativa
- Se grave (rischio sanitario): notifica RASFF tramite ASL competente