Cos’è la tracciabilità: principio "one step back, one step forward"
La tracciabilità è la capacità di ricostruire e seguire il percorso di un alimento attraverso tutte le fasi della produzione, trasformazione e distribuzione. Il Reg. CE 178/2002 (articolo 18) impone agli operatori del settore alimentare di sapere ALMENO il fornitore (one step back) e il cliente diretto (one step forward) di ogni partita.
Per un ristorante, "one step back" significa avere DDT e schede dei fornitori per ogni alimento ricevuto; "one step forward" è generalmente il cliente finale, e in questo caso non serve una registrazione individuale. Per chi vende all’ingrosso o produce, vanno tracciati anche i clienti commerciali.
I documenti della tracciabilità in entrata
- DDT (Documento di Trasporto): per ogni partita ricevuta, indica fornitore, data, lotto, scadenza, quantità
- Fattura: documento fiscale che integra il DDT
- Scheda fornitore: anagrafica del fornitore con ragione sociale, P.IVA, certificazioni, prodotti forniti
- Capitolato qualità: requisiti minimi pretesi dal fornitore (temperature, certificazioni, allergeni)
- Etichetta del prodotto: lotto, scadenza, allergeni, origine, ingredienti
La scheda fornitore
Per ogni fornitore l’OSA dovrebbe avere una scheda con: ragione sociale e P.IVA, indirizzo, contatti, prodotti forniti, certificazioni in possesso (HACCP, BRC, IFS, biologico, DOP, IGP), copia di autorizzazioni sanitarie, eventuali analisi di laboratorio richieste, valutazione qualitativa interna (puntualità, conformità prodotti, gestione reclami).
La selezione e qualificazione fornitori è uno dei processi più sottovalutati: comprare al prezzo più basso senza verificare le credenziali del fornitore espone l’OSA al rischio di ricevere prodotti non conformi e di rispondere in solido in caso di intossicazione. Avere fornitori "tracciati" è anche un argomento di marketing verso il cliente finale.
Lotti e gestione magazzino
Il LOTTO è l’insieme di unità di prodotto realizzate in condizioni omogenee, identificato da un codice univoco. In caso di richiamo, il lotto è il riferimento per individuare i prodotti da ritirare. L’etichetta in entrata riporta il lotto del fornitore; la trasformazione interna può generare lotti di produzione propri.
La gestione magazzino segue il principio FIFO (First In, First Out): i prodotti ricevuti per primi sono usati per primi. Per i prodotti deperibili, FEFO (First Expiry, First Out): si parte da quelli con scadenza più vicina. Il sistema di rotazione previene scarti e usi di prodotti scaduti.
Conservazione dei documenti
- DDT: conservazione minima 12 mesi (consigliata 2 anni)
- Fatture: 10 anni per obblighi fiscali, indipendenti dall’HACCP
- Schede fornitore: aggiornamento annuale, archivio storico
- Etichette dei prodotti: per alimenti destinati a richiamo, copia dell’etichetta o foto del lotto
- Registri di carico/scarico magazzino: utili per ricostruire flussi
In caso di ispezione, il primo controllo riguarda spesso la tracciabilità: l’ispettore prende a campione un alimento dal frigo e chiede di ricostruire fornitore, data di consegna, lotto. Saper rispondere in 5 minuti è un indicatore di sistema HACCP funzionante.
Tracciabilità interna nelle preparazioni
Quando si trasforma una materia prima (es. carne in ragù) si genera un nuovo "lotto interno". Le buone pratiche prevedono di etichettare i contenitori delle preparazioni interne con: nome del prodotto, data e ora di preparazione, scadenza interna, operatore. Questo facilita la rotazione e, in caso di non conformità, l’identificazione delle preparazioni interessate.
Errori frequenti nella tracciabilità
- DDT cestinati subito dopo lo scarico: documento non recuperabile in caso di ispezione
- Acquisti "da privati" senza fattura/DDT: violazione grave delle norme di tracciabilità
- Etichette tagliate via dai contenitori al momento dello stoccaggio: lotto perso
- Preparazioni interne in vaschette anonime: impossibile sapere data e contenuto
- Mancata gestione FIFO: scaduti in fondo al magazzino, freschi davanti