Gestione Emergenze e Richiamo Prodotto

Ritiro vs richiamo: due procedure distinte

RITIRO: si rimuove un prodotto dalla rete distributiva PRIMA che arrivi al consumatore finale (es. ritiro dai magazzini, dai negozi, dai ristoranti che lo hanno ricevuto). RICHIAMO: si comunica al consumatore che il prodotto è stato già acquistato/consumato e va restituito o non consumato. Il richiamo richiede comunicazione pubblica obbligatoria.

Quando si attiva la procedura

La procedura di ritiro/richiamo si attiva quando si ha motivo di ritenere che un alimento non sia conforme ai requisiti di sicurezza alimentare (Reg. CE 178/2002, art. 19). Esempi: rilevamento di patogeni in analisi di laboratorio, segnalazioni di intossicazione di clienti, comunicazione di un fornitore che richiama un proprio prodotto a monte, scoperta di un allergene non dichiarato in etichetta.

Procedura passo-passo

1. Rilevazione e blocco immediato

Appena identificato il rischio, il prodotto va isolato fisicamente: contrassegnato come "BLOCCATO – non utilizzare", spostato in area dedicata o frigo separato, registrato nel registro non conformità con data, ora, motivo.

2. Identificazione del lotto e quantità

Si identificano: codice lotto, scadenza, quantità totale acquistata, quantità in giacenza, quantità già lavorata o venduta. Le registrazioni di tracciabilità (DDT, etichette, registro di produzione) sono fondamentali per quantificare l’ampiezza del problema.

3. Notifica all’autorità sanitaria

L’art. 19 del Reg. CE 178/2002 obbliga l’OSA a informare immediatamente le autorità competenti (ASL e, in casi gravi, Ministero della Salute attraverso il sistema RASFF). La notifica si fa via PEC o tramite il portale RASFF; deve includere: descrizione del prodotto, lotto, quantità, motivo del richiamo, misure adottate.

4. Comunicazione ai clienti diretti

Per chi vende ad altri operatori (B2B): si contattano via PEC/email tutti i clienti che hanno ricevuto il lotto, con istruzioni su blocco e restituzione del prodotto. Per chi vende al consumatore finale (B2C, ristoranti): si pubblica un avviso pubblico (sito web, social, locandina nel locale) e si contattano clienti identificabili (es. tramite riservazioni, programma fedeltà).

5. Gestione del prodotto richiamato

Il prodotto rientrato va: 1) segregato in area di stoccaggio dedicata; 2) etichettato come "RICHIAMATO – NON RIUTILIZZARE"; 3) smaltito secondo procedura specifica (rifiuti speciali, eventualmente con destrutturazione in presenza di ASL per evitare reimmissione).

Comunicazione e media

Un richiamo può diventare crisi reputazionale. La gestione comunicativa è altrettanto importante della gestione operativa. Principi: trasparenza (informare prima che la notizia esca da terzi), tempestività (entro 24h dal rilevamento), univocità (un solo portavoce, spesso il titolare o un consulente), responsabilità (assumere le proprie cause senza scaricare su fornitori in pubblico).

• Preparare un comunicato stampa breve, fattuale, con misure adottate
• Pubblicare aggiornamento sui canali ufficiali dell’azienda (sito, social)
• Rispondere alle richieste dei media in modo coordinato
• Evitare commenti improvvisati: ogni dichiarazione resta
• Coinvolgere precocemente avvocato e consulente HACCP

Documentazione del processo

Tutto il processo va documentato: registro non conformità, copia delle notifiche all’ASL, lista dei clienti contattati con orari, copia delle comunicazioni pubbliche, registro del materiale smaltito. Questa documentazione è la base per dimostrare di aver agito correttamente in eventuali contestazioni successive (causa civile da parte di clienti, contenzioso con fornitore a monte, comunicazione assicurativa).

Prevenzione: il "richiamo simulato"

Le buone pratiche raccomandano almeno una volta l’anno un "richiamo simulato": si sceglie un prodotto a campione e si misura quanto tempo serve per identificarne il lotto, quantificare la giacenza, contattare i clienti, chiudere il ciclo. L’esercizio rivela le debolezze del sistema in tempo di pace, prima che diventino un problema reale.